Tevreden klanten

GRID regelt de IT-omgeving voor zo’n 1800 gebruikers. “We zijn elke dag hard bezig om de continuïteit en kwaliteit van onze diensten hoog te houden. Het aanbieden van een veilige omgeving waarin gevoelige data verstuurd kan worden, hoort daar natuurlijk bij.” Om de gemeentelijke medewerkers gelijk enthousiast en goed geïnformeerd te krijgen over FileCap, werd een duidelijke gebruikershandleiding gemaakt. “Men maakt gebruik van Outlook, en met de FileCap plug-in kunnen medewerkers met één vinkje in de taakbalk de gevoelige data veilig versturen. De data wordt opgehaald door de ontvanger, die het bestand alleen kan openen als hij het wachtwoord heeft. Dit wachtwoord moet natuurlijk aan bepaalde veiligheidsnormen voldoen, en dat is afdwingbaar.”

Erik van Verseveld, Teamleider & Senior netwerk en applicatie specialist bij Regio Rivierenland: “Na een korte online zoektocht kwamen we terecht bij FileCap, die ons een demo aanbood. We hadden natuurlijk enkele voorwaarden, maar na de test bleek dat FileCap helemaal voldeed aan de gestelde eisen. Ook hoorden we goede reacties van andere gemeenten die FileCap gebruikten. Bovendien kenden we Contec, de leverancier van FileCap, als een betrouwbaar bedrijf dat goede securityproducten levert. De demo werd dan ook zonder problemen omgezet naar een vaste licentie. De installatie is echt heel eenvoudig en kan door elke netwerkbeheerder worden uitgevoerd.”

Serviceverlening staat bij Munsterhuis hoog in het vaandel. De organisatie test regelmatig de kwaliteit van de dienstverlening door middel van enquêtes, en houdt daarnaast goed in de gaten waar de klant behoefte aan heeft. Baartman: “Als de klant een document ontvangt dat met encryptie is verstuurd, moet het makkelijk zijn deze te openen en te bewaren. We willen niet dat klanten afhaken omdat het te veel gedoe is. FileCap blijkt gebruiksvriendelijk te zijn voor onze werknemers én klanten. Bovendien hebben we de FileCap portaal met onze eigen look & feel opgezet; onze werknemers, klanten en partners komen dus terecht in een herkenbare Munsterhuis-omgeving. Ook dit past perfect bij ons streven naar kwaliteit en service.”

Pro-Install is een gewaardeerde IT-partner in het MKB, en juist in dit segment wordt veel IT-beheer en onderhoud uitbesteed. Daarom biedt Pro-Install FileCap op twee manieren aan. Van der Gouw: “Tegenwoordig werken veel MKB-ers in de cloud. Zij hebben geen servers staan. Daarvoor bieden we FileCap als een service aan, naast dat het een product is dat je ook op je eigen server kunt installeren. Wij regelen de hosting en zorgen voor de licentiestructuur, en de klant is blij dat we alles uit handen nemen en dat ze toch gebruik kunnen maken van een veilige share-dienst die voldoet aan wet- en regelgeving. Bij klanten die wat groter zijn, en wel voldoende bandbreedte en een serverruimte hebben, implementeren we FileCap zodat het on-premises draait.”

“Ook klanten die geen eigen serveromgeving hebben, kunnen bij ComPromise Domino terecht. Normaal gesproken installeren we de FileCap server in de omgeving van de klant. Maar we werken ook voor bedrijven die hun IT outsourcen en gebruik maken van onze cloudservers. Dankzij het MSP-model van FileCap zullen we binnenkort FileCap op onze cloudservers installeren, zodat er meerdere partijen gebruik van kunnen maken. Omdat we samenwerken met datacenters die ISO gecertificeerd zijn, en zelf ook voldoen aan de normen van ISO27001:2013, ISO 9001:2015 en NEN7510:2011, weten klanten dat ze op dit vlak compliant zijn. We verwachten dat deze veilige dienst niet alleen succesvol zal zijn bij onze bestaande klanten, maar ons ook in contact brengt met nieuwe, interessante prospects.”

”Biga Group werkt met gevoelige persoonlijke gegevens van werknemers met een afstand tot de arbeidsmarkt. Deze werknemers worden goed begeleid, en dat vergt veel administratie en documentatie. Zware documenten met persoonlijke data werden voorheen via de cloud-oplossing WeTransfer verstuurd. Daar zat geen beveiliging op, en bovendien vereiste het heel wat handelingen voordat het document verzonden kon worden. Biga Groep wilde dit vervangen door een veilige, gebruiksvriendelijke oplossing. Deze vonden we in FileCap.”

Klanten van Xantion hebben gemiddeld tussen de 20 en 250 werkplekken en gebruiken FileCap om verschillende soorten informatie te versturen. “Natuurlijk denk je bij privacygevoelige informatie direct aan zorginstellingen en dat klopt, die gebruiken FileCap veel,” vertelt Oelen. “Maar we hebben ook accountantskantoren en een pensioenadviseur die hun bestanden met encryptie via FileCap versturen. Er is zelfs een makelaarskantoor dat geen risico op een AVG-boete wil lopen en dus met FileCap mailt.” Xantion biedt FileCap op twee manieren aan. De FileCap server kan op de server van een bedrijf geïnstalleerd worden, dan draait het lokaal. Klanten kunnen er ook voor kiezen om FileCap as-a-Service te gebruiken, en betalen dan per maand vast bedrag voor het gebruik van de Xantion dienst ‘het veilig versturen van bijlagen’. Oelen: “Beide situaties werken prima. Nadat we FileCap hebben geïnstalleerd, kunnen klanten er direct mee aan de slag. Net zo makkelijk als water uit de kraan. Vervolgens horen we er bijna nooit iets over. Geen opmerkingen of klachten: dat betekent voor alle partijen goed nieuws.“

Op dit moment gebruiken 700 GGD-medewerkers FileCap, en in het afgelopen jaar zijn er 190.000 documenten veilig geüpload en doorgemaild. “Deze cijfers laten zien dat onze medewerkers frequent en zonder problemen gebruik maken van FileCap. Als IT beheerder ben ik ook erg tevreden over de oplossing. Veel bedrijven beseffen niet dat e-mail een relatief ouderwets product is, waarbij het voor ongenode gasten mogelijk is om mee te kijken. Voor ons als GGD is het essentieel dit tegen te gaan, en bestanden op een dusdanige manier te mailen dat de veiligheid gegarandeerd is. Met FileCap hebben we dit mooi geregeld.”

De advocaten en secretaresses van JPR maken veel gebruik van FileCap. Door de Outlook plug-in is het erg gemakkelijk om de bestanden veilig te versturen. We hebben geen training hoeven te geven, het product is zeer intuïtief. Een belangrijk bijkomend voordeel is dat we ook onze klanten een invite kunnen sturen om ons de documenten versleuteld te mailen. Zo zorgen we ervoor dat de veiligheid twee kanten op gaat, dat is belangrijk bij juridisch stukken. “Het is niet erg praktisch om een secure-mail oplossing naast een veilig file-transfer platform te gebruiken. Het feit dat deze oplossingen binnen één omgeving beschikbaar zijn, zorgt voor overzicht en eenvoud. Daar houden we van bij JPR Advocaten.”

FileCap is door het IT team in april 2018 geïnstalleerd. “Dat was goed te doen, we hadden het binnen een half uur draaien. Vervolgens hebben we al het personeel geïnformeerd en een gebruikshandleiding rondgestuurd. FileCap is erg intuïtief, dus veel medewerkers hoefden het maar één keer te zien en konden ermee aan de slag. Dankzij een Outlook-plugin van FileCap is het nu makkelijker om een bijlage veilig met de mail door te sturen, dan bijvoorbeeld WeTransfer te gebruiken. Dan zie je dat het product gewoon klopt.”

In 2018 zijn het onderwijsinstellingen AOC Oost en Groene Welle samengevoegd tot één organisatie: het Zone.college. Niels Bunskoek: “De fusie was een hele uitdaging, ook op IT-gebied. We hebben de samenvoeging vorig jaar zomer afgerond, en hadden toen tijd om verschillende filetransfer-oplossingen naast elkaar te leggen. Vooropstond dat de oplossing lokaal gedraaid kon worden en dat het gebruiksgemak hoog was. Als onderwijsinstelling hebben we een beperkt budget, we keken dus met een scherp oog naar de tarieven. FileCap kwam als meest geschikte oplossing uit de bus.” Niet alleen het product moet kwalitatief hoog scoren, de onderwijsorganisatie vindt dat de samenwerking met de leverancier ook gelijkwaardig moet zijn. Bunskoek legt dit uit: “Bij grote softwareleveranciers ben je vaak niet meer dan een nummer. Dat is niet erg als alles prima loopt. Maar als er wat mis gaat, of je hebt een bijzonder verzoek, dan is het fijn als de leverancier naar je luistert en je serieus neemt. Dat doet FileCap! Een voorbeeld: het wachtwoord om de bijlages van de mail te openen, wordt via sms verstuurd. Wij werkten al samen met een sms-center en wilden deze graag blijven gebruiken. FileCap heeft deze vervolgens aan hun sms-aanbiederslijst toegevoegd. Daaruit blijkt dat FileCap graag met ons meedenkt, en dat schept veel vertrouwen.”