Voor makelaars en notarissen is vertrouwen cruciaal. Zowel voor klanten als de reputatie van het kantoor is het van het grootste belang dat processen in de overdracht van vastgoed soepel, veilig en efficiënt verlopen. In de moderne digitale wereld kan dit zonder het juiste gereedschap een uitdaging zijn.
Een succesvolle vastgoedtransactie leunt op de veilige uitwisseling van vertrouwelijke documenten en gegevens. Hoewel ze nog vaak gebruikt worden, brengen traditionele methoden als e-mail en fysieke post risico’s met zich mee. Mailtjes worden (vanwege bijvoorbeeld een spelfout) naar de verkeerde persoon verstuurd, post door onbevoegden geopend of iets doet er simpelweg te lang over om van A naar B te komen.
FileCap is een digitale oplossing voor veilige bestandsoverdracht, speciaal ontworpen voor professionals in overdracht, zoals notarissen en makelaars. Het verzendt officiële, vertrouwelijke documenten snel en veilig met toepassing van encryptie en biedt kantoren opties als het instellen van duur van beschikbaarheid, maximaal aantal downloads en vereiste verificatiemethoden voor ontvangst.
(Getekende) overeenkomsten veilig ontvangen
Omgekeerd is het ook eenvoudig bestanden veilig binnen te laten komen: nodig via de functie Publieke Uitnodiging klanten uit FileCap te gebruiken om jou bijvoorbeeld een paspoortkopie of getekende akte te sturen. Ook kun je dat voor heel veel mensen tegelijkertijd doen: zo zet je in eigen huisstijl een portal op om naar jouw kantoor bijvoorbeeld een getekende overeenkomsten en aktes te laten sturen.
Het maakt bij FileCap niet uit of jij of je klanten werken met Outlook, Office 365, Gmail of een andere mailprovider: de oplossing integreert met alle bestaande mailapplicaties en is zowel op de computer als mobiel te gebruiken. Door plug-in voor Outlook te gebruiken of FileCap via een webomgeving in te zetten, kun je jouw datastromen voorzien van een cyberhulp op maat.
Is het niet de bedoeling om bepaalde informatie mee te sturen in documentatie omdat deze intern moet blijven? FileCap is voorzien van business rules (ook bekend als DLP), een functie waarmee de inhoud van mails en bestanden gescand wordt op bijvoorbeeld persoonlijke identificeerbare informatie (pii), creditcardgegevens en financiële data en waarmee voorkomen kan worden dat deze bij de verkeerde geadresseerden belandt.
FileCap als aanvulling op bestaande dienstverlening
Ongeacht of jouw klanten de voorkeur geven aan papieren documenten uitwisselen of werken volgens een digitale route, met FileCap kun je beide opties ondersteunen. Belangrijke documenten kunnen veilig online worden verstuurd en ontvangen, terwijl je tegelijkertijd de bestaande service blijft leveren aan hen die dit prefereren.
Met FileCap maak je van de overdracht bestanden een veilige zaak, met waarborging van privacy en vertrouwelijkheid. Verbeter net als collega-kantoren jouw transactieprocessen en vergroot het wederzijdse vertrouwen.
