FileCap biedt verschillende manieren van authenticatie. Naast het gebruik van een regulier wachtwoord, SMS of een eenmalige code via e-mail kun je een bedrijfswachtwoord instellen. Maar wat is dat eigenlijk en hoe werkt het?
Het bedrijfswachtwoord is functionaliteit in FileCap bedacht om meerdere mensen binnen dezelfde organisatie met hetzelfde wachtwoord te laten werken. Omdat FileCap een product is wat ook voor het interne berichten- en bestandsverkeer van organisaties ingezet kan worden, creëer je met deze optie gemak voor gebruikers, met behoud van een zeker veiligheidsniveau. Let op: deze optie kun je dus niet gebruiken met ontvangers van buiten je organisatie!
Het bedrijfswachtwoord voor beheerders
Om van deze functionaliteit gebruik te maken, moet het bedrijfswachtwoord (in de interface Company password) worden ingesteld in de beheerconsole. In het beheer ga je naar de optie ‘Verification’ en klik je verder naar Verification options. Vervolgens zet je het schuifje aan onder Company password en kun je via het tandwiel configuratieopties instellen.
In deze configuratie kun je het domein van je organisatie opgeven, bijvoorbeeld bedrijf.nl, en het wachtwoord dat jullie willen gebruiken. Per domein kun je 1 wachtwoord configureren; aan de lengte en complexiteit van het wachtwoord zitten verder geen restricties.
Heb je het wachtwoord ingesteld, dan kun je nog aangeven of dit de standaard verificatiemethode voor gebruikers moet worden. Dit kan interessant zijn als FileCap enkel of vooral voor interne mail wordt gebruikt! Eventueel kun je ook het bedrijfswachtwoord combineren met een tweede verificatiemethode en op die manier veiliger van deze functionaliteit gebruikmaken en het securityniveau van je organisatie verhogen.
Het bedrijfswachtwoord in gebruik
Eenmaal geconfigureerd is het zaak dat het wachtwoord op een veilige manier wordt gedeeld. Doe dit bij voorkeur via een veilig, versleuteld kanaal en voorkom dat mensen het wachtwoord opschrijven.
Je gebruikt het bedrijfswachtwoord door bij het opstellen van een mail in de FileCap plugin onder de gekozen verificatiemethode Bedrijfswachtwoord te kiezen.
Als verzender hoef je het ingestelde wachtwoord niet op te geven, wel zal de ontvanger deze bij het openen van de mail moeten ingeven.
Wanneer gebruik je het wel of niet?
Redenen voor het gebruik van de functionaliteit van het bedrijfswachtwoord in FileCap kunnen zijn:
- Een gedeeld wachtwoord is veiliger dan het werken zonder wachtwoord
- Een gedeeld wachtwoord bespaart de administratieve overhead van het opslaan en bijhouden van meerdere wachtwoorden
- Een gedeeld wachtwoord vergemakkelijkt en versnelt e-mailprocessen
Toch is de optie niet zonder meer voor iedere organisatie verstandig om te gebruiken. Voorkom het gebruik van het bedrijfswachtwoord als je:
- Geen aanvullende securityrisico’s wenst te lopen; als een gedeeld wachtwoord lekt, kan dit grotere gevolgen hebben voor de organisatie dan het lekken van een eenmalig wachtwoord
- Te maken hebt met strenge regelgeving: het gebruik van een gedeeld wachtwoord zoals een bedrijfswachtwoord is niet de best mogelijke beveiliging van e-mail en gegevens
Daarnaast zul je een beleid moeten ontwikkelen om bij verloop in de organisatie een nieuw bedrijfswachtwoord te configureren. Het kan verstandig zijn om sowieso elke maand het bedrijfswachtwoord te verversen.
Heb je bij deze functionaliteit hulp nodig? Neem dan contact op met onze support-afdeling:
