Hoe gemeenten FileCap inzetten voor veilige bestandsuitwisseling

Achtergrond

Gemeenten in Nederland staan voor de groeiende uitdaging om vertrouwelijke informatie veilig en efficiënt te beheren. Ze zijn verantwoordelijk voor diverse diensten, variërend van burgerzaken tot stadsontwikkeling, waarbij dagelijks met gevoelige gegevens wordt gewerkt.

Voorbeelden hiervan zijn het delen van gegevens met zorgverleners in het kader van de WMO, het verstrekken van financiële informatie bij inkomensondersteuning of schuldhulpverlening, en het verwerken van aanvragen voor toeslagen en subsidies. Bij het contact met burgers, waarbij gevoelige informatie zoals identiteitsbewijzen, loonstroken of medische gegevens moet worden uitgewisseld, speelt zorgvuldigheid een belangrijke rol. Dit geldt ook voor het delen van persoonsgegevens bij vergunningaanvragen, het verwerken van meldingen van overlast, en het bijhouden van gegevens in de burgerlijke stand, zoals geboortes, huwelijken en overlijdens.

Traditionele methoden zoals (standaard) e-mail en fysieke documenten zijn vaak ontoereikend, vooral gezien de strengere eisen op het gebied van gegevensbescherming en de behoefte aan efficiëntere werkprocessen. Incidenten met datalekken en onvoldoende beveiliging zijn in het verleden voorgekomen, wat de noodzaak van een effectieve oplossing benadrukt.

Volgens de Autoriteit Persoonsgegevens waren gemeenten in 2023 het doelwit van de meeste cyberaanvallen, waaronder hacking, phishing en malwareincidenten. Wat betreft datalekken zijn de meeste meldingen gedaan in de gezondheidszorg, gevolgd door gemeenten (bron: Autoriteit Persoonsgegevens, 2023, rapportage datalekken 2023).

De uitdaging

Gemeenten hebben de complexe taak om persoonsgegevens en andere gevoelige informatie veilig en betrouwbaar te beheren en te delen, zowel intern als met externe partners zoals zorginstellingen, onderwijsinstellingen en andere overheidsorganisaties. Dit moet gebeuren in overeenstemming met de strikte eisen van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO). De BIO biedt richtlijnen en maatregelen om informatiebeveiliging systematisch en structureel aan te pakken.

Gemeenten worden geconfronteerd met problemen zoals beperkte bestandsgroottes, verzendfouten, onveilige communicatiekanalen en een gebrek aan controle over toegang tot gedeelde documenten. Dit betekent dat traditionele methoden niet langer voldoen aan de huidige veiligheidseisen en verwachtingen. Daarnaast zijn er risico’s op datalekken, verlies van informatie en onrechtmatige toegang tot vertrouwelijke gegevens, vooral bij gevoelige processen zoals bijvoorbeeld het behandelen van gezondheidsinformatie en financiële dossiers.

Er is behoefte aan een oplossing die hoge veiligheidseisen waarborgt, eenvoudig in gebruik is en integreert met bestaande werkprocessen. Een dergelijke oplossing moet voldoen aan zowel de AVG als de BIO, waarbij transparantie, controle en auditmogelijkheden centraal staan. Gemeenten dienen te kunnen monitoren wie toegang heeft tot informatie, bijhouden welke documenten zijn ingezien, en indien nodig de toegang tot of het verwijderen van gedeelde bestanden beheren. Het is belangrijk om een balans te vinden tussen veiligheid, gebruiksgemak en efficiëntie.

De oplossing

Maandelijks maken meer dan 25.000 medewerkers van gemeenten, gemeentelijke samenwerkingsverbanden en uitvoeringsorganisaties gebruik van FileCap voor veilige bestandsuitwisseling. FileCap voldoet aan de specifieke eisen op het gebied van beveiliging, efficiëntie en gebruiksvriendelijkheid. Het biedt een betrouwbare manier om gevoelige informatie te delen, zonder afbreuk te doen aan de wettelijke en interne vereisten voor gegevensbescherming.

Belangrijke kenmerken zijn onder andere:

• End-to-End encryptie: Alle bestanden die via FileCap worden gedeeld, zijn volledig versleuteld, zowel tijdens verzending als in opslag. Dit minimaliseert het risico op ongeoorloofde toegang of datalekken.
• AVG-Conform: FileCap voldoet aan de eisen van de AVG en ondersteunt de naleving van de BIO, waardoor het aansluit op bredere beveiligingsvereisten binnen de overheid.
• Gebruiksgemak: FileCap integreert met bestaande systemen zoals Microsoft Outlook, en vereist geen ingewikkelde software-installaties of uitgebreide training. Dit stelt medewerkers in staat om veilig bestanden te delen zonder hun werkprocessen te verstoren.
• Volledige controle: Gemeenten behouden controle over wie toegang heeft tot gedeelde bestanden en kunnen deze toegang op elk moment beheren en intrekken. FileCap biedt auditlogs, waardoor organisaties kunnen bijhouden wie toegang heeft gehad tot welke bestanden en welke acties zijn ondernomen.
• Geen limieten op bestandsgrootte: In tegenstelling tot traditionele methoden zoals (standaard) e-mail, kent FileCap geen beperkingen op de bestandsgrootte, waardoor grote documenten veilig en snel kunnen worden verzonden.
  
  

FileCap biedt gemeenten een effectieve oplossing voor het veilig en efficiënt beheren en delen van gevoelige informatie, terwijl de werkprocessen soepel blijven verlopen.

Resultaten

Sinds de implementatie van FileCap hebben de betrokken gemeenten aanzienlijke verbeteringen waargenomen in hun werkprocessen, wat resulteert in een efficiëntere en veiligere uitwisseling van gevoelige informatie. Enkele belangrijke resultaten zijn:

• Verhoogde veiligheid: Sinds de invoering van FileCap is de beveiliging van gegevens binnen gemeenten verder aangescherpt. Dit bevordert het vertrouwen van zowel medewerkers als burgers.
• Efficiëntie verhoging: De tijd die nodig is om bestanden te delen, is aanzienlijk verminderd. Gemeentelijke medewerkers kunnen nu sneller en met meer vertrouwen gegevens uitwisselen, bijvoorbeeld bij het verstrekken van informatie aan zorgverleners of het veilig ontvangen van sollicitatiedocumenten.
• Betere samenwerking: Externe partners waarderen de eenvoud en veiligheid van de communicatie met gemeenten via FileCap. Dit leidt tot snellere en efficiëntere samenwerkingsprocessen, zoals het delen van rapportages en vertrouwelijke gegevens.
• Toegenomen controle: Gemeenten hebben beter inzicht in de toegang tot gedeelde bestanden. Dankzij de monitoring- en auditmogelijkheden kunnen ze de toegang indien nodig direct beheren, wat gemoedsrust biedt bij het delen van gevoelige informatie.
• Verbeterde gebruikerservaring: Medewerkers vinden de interface gebruiksvriendelijk, wat heeft geleid tot een snellere acceptatie van het systeem binnen de organisatie.
• Versnelde interne processen: Bestanden kunnen eenvoudig en veilig worden toegevoegd aan e-mails, wat onduidelijkheden vermindert en bijdraagt aan bijvoorbeeld een snellere afhandeling van interne goedkeuringsprocessen.
  
  

Door deze verbeteringen in veiligheid, efficiëntie, samenwerking en controle biedt FileCap gemeenten een effectieve oplossing voor hun dagelijkse uitdagingen in het beheer van vertrouwelijke informatie.

Conclusie

FileCap heeft zich bewezen als een waardevolle tool voor gemeenten die op zoek zijn naar een veilige en efficiënte manier om bestanden uit te wisselen. Door de veiligheid en efficiëntie van hun processen te verbeteren, kunnen gemeenten zich beter concentreren op hun kerntaken en tegelijkertijd voldoen aan de hoge normen voor gegevensbescherming.

Met FileCap kunnen gemeenten niet alleen het risico op datalekken minimaliseren, maar ook de samenwerking met externe partners vergemakkelijken en de administratieve lasten verlichten. Dit leidt tot een algehele verhoging van de dienstverlening aan burgers en andere stakeholders.

Wil je meer weten over hoe FileCap jouw gemeente kan ondersteunen? Neem contact met ons op voor een vrijblijvende demo en ontdek zelf de voordelen die FileCap te bieden heeft. Wij helpen je graag verder!