FileCap is voor menig organisatie een uitkomst voor veilig e-mailen en het uitwisselen van grote bestanden. In vele gevallen gebruiken klanten de tool op vrijwillige basis: FileCap wordt door de gebruiker ingezet op momenten waarin hij of zij dat nodig acht. In sommige situaties zul je echter willen verplichten FileCap te gebruiken. En op andere momenten moet de tooling uitgeschakeld worden. In deze how-to vertellen we je hoe je dit voor elkaar krijgt.
In gevallen waarbij je 100 procent zeker weet dat de ontvanger is te vertrouwen en het gebruik van FileCap vertraging of problemen kan opleveren met bijvoorbeeld processen om e-mails en/of bijlagen hierin automatisch af te handelen, kun je FileCap uitschakelen. Zo zijn er organisaties die op bepaalde interne mailboxen software hebben draaien om PDF-bestanden volautomatisch uit binnenkomende e-mail te halen en deze in bijvoorbeeld een boekhoudpakket te verwerken.
In dergelijke situaties kun je binnen het beheer aangeven dat mails naar bepaalde domeinen of e-mailadressen nooit met FileCap mogen worden verstuurd. Hiervoor ga je naar de admin toe en klik je via Configuration naar Business Rules. Check of deze aan staat. Zo nee, activeer Business Rules en zet het schuifje aan bij Enable ‘Never with FileCap’ list. Hieronder vul je de domeinen en/of e-mailadressen in waarbij FileCap niet gebruikt mag worden.
Soms is het juist zo dat je zeker wilt weten dat het versturen naar een bepaald e-mailadres met FileCap gebeurt. Bijvoorbeeld als je intern hebt afgesproken dat vanwege wet- en regelgeving FileCap gebruikt moet worden om zo altijd controle over e-mailverkeer te hebben en een audittrail uit te kunnen lezen.
Wil je in zo’n geval gebruikers verplichten FileCap te gebruiken, ga dan in het beheer ook Configuration en Business Rules. Controleer of Business Rules aan staan (zo nee, activeer deze met het schuifje. Scroll verder naar de optie Enable ‘Always with FileCap’ list, zet deze aan en vul hier de vul je domeinen en/of e-mailadressen waar bij het verzenden altijd gebruikgemaakt moet worden van FileCap.
Het verplicht stellen van het gebruik van FileCap voor uitgaande e-mails biedt organisaties een solide mechanisme om gevoelige informatie te beschermen en vergemakkelijkt naleving van regelgeving. Tegelijkertijd biedt het uitsluiten van bepaalde adressen van FileCap gebruik de nodige flexibiliteit en efficiëntie voor (geautomatiseerde) bedrijfsprocessen. Deze features stellen organisaties in staat met FileCap een evenwicht vinden tussen beveiliging en zakelijke behoeften.
