Voor organisaties met ambitie is de inzet van werknemers cruciaal om gestelde doelstellingen te behalen. Naast zaken als training, autonomie, vertrouwen en waardering zijn de digitale tools die werknemers tot hun beschikking hebben onderdeel van productiviteit. Gebruikers van FileCap weten met de oplossing hun productiviteit te verhogen. Hoe ze dat doen, lees je in deze blog.
FileCap biedt meer dan enkel veilige e-mail en de mogelijkheid om zeer grote bestanden van A naar B te versturen. Het platform stelt organisaties ook in staat productiviteit te verhogen. In deze blog ontdek je vijf praktische manieren waarop FileCap zakelijke gebruikers helpt algehele productiviteit te verbeteren.
1. Snellere bestandsoverdracht en delen
Traditioneel kan het delen van grote bestanden een tijdrovend proces zijn, vooral als je afhankelijk bent van e-mailbijlagen. Met FileCap.com kun je grote bestanden snel en veilig delen zonder je zorgen te maken over de groottebeperkingen van e-mail. De overdracht naar FileCaps cloudserver werkt vaak sneller dan bestandstransfer van de gemiddelde e-mailserver, waardoor de wachttijd wordt verminderd en de algehele productiviteit wordt verbeterd.
Voorbeeld: Stel je voor dat je met een team van externe consultants werkt aan een project. In plaats van langdurige e-mailuitwisselingen met de bijbehorende bestanden opgeknipt in meerdere mails vanwege de grootte, gebruik je FileCap om de nieuwste ontwerpen en documenten in één keer te delen en binnen mum van tijd feedback te ontvangen.
2. Vereenvoudigde externe samenwerking
Samenwerken met externe partners en klanten kan uitdagend zijn als gevolg van zorgen rond security en technische obstakels. FileCap biedt een veilig platform waarin externe deelnemers zonder barrières bestanden kunnen uploaden, downloaden en samenwerken.
Voorbeeld: Als architect kun je blauwdrukken en ontwerpen delen met bouwpartners via FileCap, waardoor iedereen toegang heeft tot de nieuwste versies en het proces soepel verloopt.
3. Beveiligde mobiele toegang
Met de groei van remote werk en mobiele apparaten is het essentieel om productief te kunnen werken, zelfs als je niet op kantoor bent. FileCap ook mobiel toegang tot de webportaal, waarmee je veilig toegang hebt tot bestanden en deze ook zelf kunt delen vanaf je smartphone of tablet, wat de flexibiliteit en productiviteit vergroot.
Voorbeeld: Tijdens een zakenreis kun je belangrijke contracten veilig delen met collega's en klanten via de mobiele mogelijkheden van FileCap, zonder concessies te doen op gebied van beveiliging.
4. Minimaliseer e-mailbijlagen
Doordat FileCap geen last heeft van de huidige 50 megabyte bestandslimiet bij Outlook bijlagen, hoef je bij het versturen van grote bestanden deze niet op te delen of in meerde mails te versturen. Met FileCap kun je meerdere zeer grote bestanden in dezelfde mail bijvoegen en hoef je de ontvanger niet te laten wachten op meer e-mails. Omgekeerd geldt hetzelfde voor de persoon waarmee wordt samengewerkt.
Voorbeeld: Een videobestand in hoge kwaliteit kan al snel 10 gigabyte in grootte bedragen. In de reclamebranche kan FileCap worden gebruikt om grote videobestanden in één keer naar betrokkenen te sturen, wat leidt tot snellere opvolging.
5. Blijf werken vanuit Outlook
Met FileCap kun je zowel vanuit een webportaal als vanuit de Outlook plug-in werken, wat bijvoorbeeld niet voor een tool als Dropbox of WeTransfer geldt. Daarmee is het dus niet noodzakelijk om bij het versturen van grote bestanden een browser te openen en e-mailadressen op te gaan zoeken. FileCap laat je direct vanuit Outlook werken en maakt gebruik van je bestaande adresboek, wat tijd kan schelen.
Voorbeeld: Een fotograaf die momenteel WeTransfer gebruikt om zijn klanten foto's te versturen, hoeft niet meer een browservenster met deze tooling open te houden en e-mailadressen vanuit Outlook te copy-pasten. In plaats daarvan kan direct worden gewerkt vanuit Outlook.
Conclusie
FileCap biedt veel meer dan alleen veilige bestandsoverdracht; het kan de productiviteit van een organisatie aanjagen. Door met FileCap te gaan werken, kunnen zakelijke gebruikers efficiënter opereren, taken sneller voltooien en productiviteit naar een hoger niveau tillen.
