SECURE MAIL

E-mailberichten veilig versleuteld verzenden en ontvangen

HOUDT U WEL REKENING MET EEN SECURE MAIL OMGEVING?

Zorgt u binnen uw organisatie wel voor een secure mail omgeving? Zonder rekening te houden met secure mail kunnen zakelijke bestanden en privacygevoelige persoonsgegevens op straat belanden. Hierdoor krijgen onbevoegden toegang tot vertrouwelijke documenten en kan er onomkeerbare schade worden aangericht aan uw organisatie. Maar ook volgens de recent ingevoerde AVG-wetgeving is secure mail essentieel binnen elke organisatie. Wilt u weten hoe u veilig kunt omgaan met e-mail en bestanden binnen uw bedrijf? Ontdek dan snel de mogelijkheden van FileCap: onze betrouwbare secure e-mail en file-transfer tool.

WAT HOUDT SECURE E-MAIL IN?

Talloze organisaties houden momenteel nog geen rekening met secure mail. Het concept van secure e-mail bevat diverse methoden en technieken die er voor zorgen dat gegevens die verzonden en ontvangen worden via e-mail, alleen bereikbaar zijn voor diegene waarvoor de mail bestemd is. Essentiële zaken die hiervoor gebruikt worden zijn e-mail encryptie en een beveiligde opslag van documenten. Hierdoor blijft persoonlijke informatie altijd privé en krijgen derden geen toegang tot deze gegevens.

DE ONTWIKKELING VAN (SECURE) E-MAIL

Momenteel mag het voor organisaties mogelijk logisch lijken om veilig om te gaan met e-mail. Tot enkele jaren geleden kwam secure e-mail nog totaal niet ter sprake. In de jaren ‘60 werd de eerste vorm van e-mail ontwikkeld op de Massachusetts Institute of Technology (MIT). Via de applicatie MAILBOX werd het mogelijk om een bericht achter te laten op dezelfde computer. Vervolgens kon men sinds de jaren ’70 pas naar andere computers binnen een intern netwerk (ARPANET) e-mailberichten verzenden.

E-mail zoals wij dat tegenwoordig kennen, kwam echter pas in opkomst sinds het begin van de jaren ’90. Dankzij de opkomst van internet en bekende e-mailplatformen konden berichten plotseling eenvoudig naar gebruikers over de hele wereld worden verzonden. Waar e-mail dus in eerste instantie vooral bedoeld was voor intern gebruik, werd het plotseling een wereldwijd en openbaar toegankelijk platform.

Zo werden er ineens privacygevoelige documenten en persoonsgegevens verstuurd via e-mail. Vooral op het gebied van secure mail werden hierdoor verschillende zaken relevant. Denk onder andere aan de wijze van beveiligen van het e-mailaccount en een beveiligde internetverbinding.

secure mail versturen
email-secure

WAAROM IS EEN VEILIGE MAILOMGEVING VAN BELANG?

Simpelweg gebruik maken van een e-mailaccount dat is beveiligd met een wachtwoord bleek de afgelopen jaren al snel onvoldoende. Online criminelen kregen steeds meer mogelijkheden om geheimen van organisaties te achterhalen. Zo blijkt onder meer uit de talloze hacks en datalekken waardoor privacygevoelige informatie van meerdere organisaties op straat kwam te liggen. Interne afspraken werden bijvoorbeeld algemeen bekend, duizenden zakelijke accounts werden gestolen en persoonsgegevens van medewerkers en klanten werden onderschept.

E-MAIL: FEITEN EN CIJFERS

In onze huidige digitale samenleving speelt e-mail een belangrijke rol. In 2019 zijn er wereldwijd 2.9 miljard e-mailgebruikers. Dit betekent dat circa één derde van de wereldbevolking gebruik maakt van dit communicatiekanaal. Gezamenlijk sturen deze gebruikers ongeveer 250 miljard berichten per dag. Een aantal dat naar verwachting alleen maar zal blijft groeien.

Op zakelijk vlak wordt e-mail dan ook veelvuldig gebruikt. In 2018 werden er ongeveer 125 miljoen zakelijke berichten per dag verzonden via e-mail. Zakelijke e-mailberichten die veelvuldig werden verzonden waren onder andere uitnodigingen voor evenementen, offertes, interne afspraken en verschillende vormen van data.

SAFE E-MAIL IN VERSCHILLENDE BRANCHES

Bovenstaande statistieken tonen gelijk aan waarom secure mail relevant is voor organisaties binnen iedere sector. E-mail wordt immers binnen alle branches intensief gebruikt. FileCap, de professionele secure e-mail en file-transfer-tool, is daarom relevant voor zowel commerciële als publieke organisaties.

COMMERCIËLE ORGANISATIES

Voor commerciële organisaties is het veilig omgaan met e-mail en privacygevoelige data en bestanden essentieel. FileCap wordt aangeraden voor iedere organisatie die actief is in het bedrijfsleven. Of uw organisatie nu een zakelijke dienstverlener, accountancybureau of advocatenkantoor is. Met FileCap voorkomt u dat bedrijfsgevoelige informatie en data in handen van concurrenten of onbevoegde partijen valt. Bovendien voldoet u dankzij FileCap aan de Europese AVG-regelgeving.

ZORGINSTELLINGEN

Binnen de zorg wordt veelvuldig omgegaan met privacygevoelige persoonsgegevens. Denk aan informatie omtrent ziektes, NAW-gegevens en patiënten- of medewerkersdossiers. Uiteraard mag dergelijke informatie nooit publiekelijk toegankelijk worden. Dankzij FileCap wordt er binnen uw zorg- en welzijnsorganisatie altijd veilig en vertrouwd omgegaan met persoonlijke documenten.

OVERHEID

Overheidsinstellingen slaan oneindige hoeveelheden data op over burgers. Maar ook komen overheidsinstellingen regelmatig met burgers in contact via e-mail. Als IT-manager of Functionaris Gegevensbescherming binnen de overheid moet u er toch niet aan denken dat deze informatie onderschept wordt door onbetrouwbare, externe partijen? Tevens is het ook voor overheidsinstellingen belangrijk om te voldoen aan de Baseline Informatiebeveiliging Gemeenten (BIG). FileCap is daarom onmisbaar binnen uw overheidsinstantie. Dankzij FileCap wordt persoonlijke data alleen gedeeld met instanties en personen die daar recht op hebben. Onze secure mail en file-transfer tool voldoet namelijk aan de meest kritische eisen van Nederlandse overheidsorganisaties.

ONDERWIJS

Communicatie met studenten en scholieren vergt extra voorzichtigheid. U wilt namelijk niet dat persoonlijke data van (jonge) kinderen op straat komt te liggen. Ook op het gebied van de AVG zijn de sancties ingrijpend, wanneer u als organisatie onzorgvuldig omgaat met gegevens van personen jonger dan 16 jaar. Kies daarom voor de betrouwbaarheid en veiligheid van FileCap. Met FileCap nodigt u studenten en hun ouders of verzorgers eenvoudig uit via een secure mail omgeving. Privacygevoelige data kunnen zij vervolgens makkelijk zelf downloaden via een beveiligde verbinding.

E-MAILBEVEILIGING VOOR SPECIFIEKE BEROEPEN

Binnen specifieke beroepen is secure mail zelfs extra relevant. Zo zijn er diverse beroepsgroepen die een eed afleggen waarin verklaard wordt dat privacygevoelige gegevens van cliënten geheim worden gehouden. Denk onder andere aan ambtenaren, advocaten, huisartsen, verpleegkundigen, chirurgen:

Nederlandse Artseneed

“Ik zal aan de patiënt geen schade doen (…) Ik zal geheim houden wat mij is toevertrouwd”

Beroepseed voor Accountants

“In de uitoefening van mijn beroep als accountant laat ik mij leiden door fundamentele beginselen van integriteit, objectiviteit, vakbekwaamheid en zorgvuldigheid en vertrouwelijkheid.”

Ambtseed

“Ik beloof, dat ik zaken, waarvan ik door mijn ambt kennis draag en die mij als geheim zijn toevertrouwd of waarvan ik het vertrouwelijk karakter moet begrijpen, niet zal openbaren aan anderen, dan aan hen, aan wie ik volgens de wet of ambtshalve tot mededeling verplicht ben.”

Voor deze personen binnen de organisatie is het daardoor nog belangrijker gebruik te maken van een betrouwbare secure e-mail en file-transfer tool. Wanneer zij (onbewust) persoonlijke gegeven lekken, is het in het meest extreme geval immers mogelijk dat zij hun beroep niet meer mogen uitoefenen.

VERHALEN VAN FILECAP GEBRUIKERS

Verschillende overheidsorganisaties, commerciële bedrijven, zorginstanties en onderwijsinstellingen maken al jarenlang gebruik van FileCap om secure e-mail binnen hun organisatie te optimaliseren. Ontdek snel wat gebruikers over FileCap vertellen.

BDO ACCOUNTANTSKANTOOR

BDO_logo_“De teams van BDO Global IT werken aan IT-projecten waar ook grote bestanden bij gedeeld worden. Dit gebeurt dagelijks met collega’s, maar ook met externe bedrijven. Bij BDO geldt de regel dat we bedrijfsgegevens nooit op een publieke cloud zetten. Vandaar dat we op zoek zijn gegaan naar een opslagdienst die de voordelen van een publieke clouddienst biedt, en tegelijkertijd veilig is en zelf te managen. Dit hebben we gevonden in FileCap.”

Bart Jenniskens,

Accountantskantoor BDO

GGD REGIO UTRECHT

GGD utrecht“De GGD regio Utrecht maakt al een jaar met veel tevredenheid gebruik van FileCap. De reden is dat wij werken met gegevens van het publiek, zoals NAW-gegevens en soms ook Burgerservicenummers. Deze data mogen we natuurlijk niet onbeveiligd rondmailen, daar heeft de overheid strikte regels voor.”

Charles Seegers,

Systeembeheerder bij GGD regio Utrecht

WANNEER IS E-MAIL EIGENLIJK VEILIG?

De vraag voor u als organisatie is nu mogelijk: wanneer zijn mijn e-mailberichten dan eigenlijk wél veilig? In het algemeen kan worden gesteld dat beveiligde e-mail voldoet aan een aantal verschillende kenmerken.

E-mails kunnen niet onderschept worden door ongewenste partijen

Er kan onderweg niet worden meegekeken door derden

Berichten moeten verzonden worden via een beveiligde verbinding

Het e-mailaccount moet uitstekend beveiligd zijn

Informatie in het bericht kan niet worden gewijzigd door externe personen

Wanneer u binnen de organisatie voldoet aan bovenstaande vereisten, zet u een goede stap in de richting op het gebied van e-mailbeveiliging. Uiteraard kunnen er binnen organisaties altijd menselijke fouten plaatsvinden, waardoor privacygevoelige gegevens alsnog op straat komen te liggen. Door gebruik te maken van een gebruiksvriendelijke en betrouwbare tool, kunnen dergelijke fouten echter worden verminderd of compleet voorkomen.

DEZE GEVAREN LOOPT U ZONDER E-MAIL BEVEILGING

Zonder rekening te houden met secure e-mail loopt u binnen uw organisatie talloze risico’s. Deze gevaren kunnen ontstaan wanneer safe e-mail niet correct wordt toegepast:

MEELEZEN MET E-MAILBERICHTEN

Wanneer u geen maatregelen neemt om secure mail te implementeren binnen uw organisatie, maakt u het mogelijk dat onbevoegden kunnen meelezen met verzonden en ontvangen e-mail berichten. Zo maken de secure mail functionaliteiten van FileCap het mogelijk om berichten versleuteld te versturen via een beveiligde verbinding. Hierdoor kunnen mails niet worden onderschept en zijn de gecodeerde berichten onleesbaar voor online criminelen.

E-MAIL SPOOFING

Zonder safe e-mail loopt u binnen uw organisatie een groot risico op e-mail spoofing. Dit houdt in dat externe partijen de verzonden e-mail onderscheppen en de inhoud of afzender van het bericht kunnen wijzigen. Hierdoor lijkt de mail voor de afzender van een betrouwbare partij te komen, terwijl dit uiteindelijk niet het geval is.

BEDRIJFSGEVOELIGE DATA EN BESTANDEN

Doordat externe partijen meelezen met onbeveiligde e-mailberichten, is het mogelijk om data en bestanden kwijt te raken. Vooral wanneer bedrijfsgevoelige informatie bij de verkeerde personen terechtkomt, kan dit grote gevolgen hebben voor uw organisatie. Niet alleen kunnen concurrenten hierdoor hun strategieën aanpassen, ook kunt u mogelijk hoge boetes ontvangen vanwege het niet volgen van de AVG-wetgeving.

GESTOLEN ZAKELIJKE ACCOUNTS

Dankzij zowel het meelezen met e-mails als e-mail spoofing is het mogelijk dat zakelijke accounts worden gestolen. Zonder maatregelen op het gebied van secure e-mail, lopen hierdoor talloze bedrijfsaccounts binnen uw organisatie gevaar. Dankzij deze accounts kunnen onbevoegden bijvoorbeeld toegang krijgen tot CRM-systemen of bedrijfsservers.

AVG EN SECURE MAIL

Sinds de invoering van de AVG-wet op 25 mei 2018 is secure e-mail nog belangrijker geworden voor alle organisaties binnen Nederland. De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) is de vervanger van de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) en geldt in de gehele Europese Unie. Dankzij de AVG krijgen mensen meer controle over hun persoonlijke data en de wijze waarop daarmee wordt omgegaan. Manieren waarop secure e-mail moet worden toegepast binnen organisaties, komen op diverse manieren naar voren in de AVG.

VERANTWOORDINGSPLICHT

Om te beginnen heeft de AVG een verantwoordingsplicht doorgevoerd die relevant is voor alle Nederlandse organisaties die e-mail gebruiken. Deze plicht houdt in dat een organisatie documenten moet kunnen overleggen die laten zien welke technische en organisatorische maatregelen zijn genomen om te voldoen aan de AVG-privacywetgeving. Deze regels gelden voor alle organisaties die persoonsgegevens opslaan en verwerken. Hierdoor komt er meer druk te liggen op deze bedrijven en instituten om aan te tonen dat zij zich aan deze nieuwe privacywet houden.

AVG-BOETES ZONDER SECURE MAIL

De Autoriteit Persoonsgegevens (AP) kan hoge boetes opleggen wanneer uw organisatie niet voldoet aan de richtlijnen omtrent secure e-mail van de AVG. De boete kan oplopen tot 20.000.000,- euro of 4% van de wereldwijde omzet. Het hoogste bedrag geldt hierbij als maximum. De aard, ernst en duur van de inbreuk bepalen onder andere hoe hoog de boete wordt. De maatregelen die de organisatie op het gebied van secure e-mail heeft genomen, speelt echter ook een essentiële rol.

e-mail beveiliging

VOLDOE MET FILECAP AAN SECURE MAIL RICHTLIJNEN

Dankzij FileCap voldoet u binnen de organisatie aan de richtlijnen van de AVG en voorkomt u hoge boetes. Dankzij onze secure mail en file-transfer-tool houdt u de volledige controle over alle persoonsgegevens die binnen de organisatie worden verwerkt en opgeslagen. U kunt bijvoorbeeld instellen hoe lang e-mails en bestanden worden opgeslagen (bewaartermijn) en dankzij de geïntegreerde e-mailencryptie functionaliteiten maakt u het onmogelijk dat berichten kunnen worden onderschept.

VEILIG OMGAAN MET E-MAIL

Hoewel de AVG zorgt voor eenduidigere regels op het gebied van privacy, kan de wetgeving mogelijk voor onduidelijkheid zorgen binnen organisaties. Want wanneer bent u nu precies goed bezig op het gebied van safe en secure e-mail? Wanneer er wordt voldaan aan de volgende richtlijnen, zet u een stap in de goede richting:

  • E-mailaccounts en data worden uitstekend beveiligd
  • E-mailberichten worden versleuteld verzonden
  • Mail kan niet worden onderschept door externe partijen
  • E-mail wordt verzonden via een beveiligde verbinding
  • De organisatie heeft 100% controle over opgeslagen en verwerkte persoonsgegevens
  • Mail, data en persoonsgegevens kunnen (op verzoek) worden verwijderd

Met behulp van FileCap voldoet u aan alle bovenstaande vereisten op het gebied van secure e-mail. Bovendien is FileCap gebruiksvriendelijk en betrouwbaar, waardoor menselijke fouten grotendeels of zelfs volledig worden voorkomen. Onze file-transfer en secure mail tool wordt al jarenlang geroemd om het intuïtieve design en de uitstekende betrouwbaarheid.

secure mail integratie
email encryptie

SECURE MAIL VERDIENT DE HOOGSTE PRIORITEIT

Binnen iedere organisatie die persoonsgegevens verwerkt, verdient secure en safe mail de hoogste prioriteit te hebben. Combineer daarom de betrouwbare tools van FileCap met onderstaande tips, om een optimale e-mailveiligheid binnen uw organisatie te garanderen.

  1. Zorg voor wachtwoorden die onmogelijk te raden zijn. Geadviseerd wordt om een wachtwoord te gebruiken dat bestaat uit een combinatie van kleine letters, hoofdletters, cijfers en speciale tekens. Gebruik verder een wachtwoord van minimaal 8 karakters. Gebruik bovendien een verschillend wachtwoord voor iedere applicatie en vergeet niet om het wachtwoord regelmatig te wijzigen.
  2. Log nooit met zakelijke accounts in op een publiekelijk netwerk. Hackers gebruiken deze netwerken regelmatig om accountgegevens te achterhalen of om mee te lezen met e-mailberichten.
  3. Open nooit links, bijlagen of koppelingen van onbekende personen. Deze zaken kunnen onder andere malware bevatten of worden gebruikt om zakelijke accounts te stelen.
  4. Beantwoord nooit e-mailberichten die vragen om accountgegevens zoals inlognamen en wachtwoorden. Ook is het verstandig om zelf nooit dergelijke verzoeken te sturen. Mochten deze zaken verstuurd worden via e-mail en wordt het bericht onderschept, dan kan deze informatie eenvoudig in de verkeerde handen vallen.
  5. Gebruikt u uw computer of laptop in een openbare ruimte? Vergrendel dan altijd uw PC wanneer u tijdelijk de ruimte verlaat. Anders krijgen voorbijgangers eenvoudig toegang tot zakelijke bestanden en privacygevoelige gegevens.

ZO EENVOUDIG WERKT FILECAP

Bent u er klaar voor om secure e-mail te omarmen binnen uw organisatie? Wij vertellen graag wat FileCap zo betrouwbaar, gebruiksvriendelijk en veilig maakt. Dankzij FileCap kunt u volledig stoppen met het mailen, doorsturen en opslaan van gegevens via onbekende Cloud-netwerken. De server waar FileCap op is geïnstalleerd staat namelijk o.a. in een betrouwbare demilitarized zone (DMZ) van uw organisatie of van een (Nederlands) datacenter. Dit datacentrum is alleen door bevoegden te bereiken via een intuïtief gebruikersportaal. Zo hebben medewerkers altijd de mogelijkheid om bestanden te up- of downloaden.

Verder bevat onze secure e-mail en file-transfer-tool alle functionaliteiten die gratis transfertools aanbieden. FileCap is echter vele malen veiliger. Dankzij de software krijgt u namelijk volledige controle over e-mail, bestanden en persoonsgegevens. Zo stelt u eenvoudig de bewaartermijn in en versleutelt u binnen een handomdraai e-mailberichten. Bovendien kunt u altijd aantonen waar persoonsgegevens staan opgeslagen

WAAROM KIEZEN VOOR FILECAP?

Kies voor FileCap en profiteer van de volgende voordelen:

Veilig met een wachtwoord en/of two-factor authenticatie

Geschikt voor grote en kleine bestanden

Gebruikersportaal vormgegeven in uw eigen huisstijl

AVG-ready e-mailen en bestanden verzenden

Direct via Outlook versleutelde e-mails verzenden en ontvangen

Cloudless en veilig bestanden versturen

Verzonden bestanden intrekken

Stel met FileCap extra beveiligingsmethoden in, zoals een wachtwoord en SMS-verificatie, tijdens het verzenden van privacygevoelige berichten of bestanden. Met de tool verstuurt u zowel simpele tekstberichten als grote bestanden met een grootte van meerdere gigabytes. Aangezien FileCap wordt geïnstalleerd op een beveiligde server, hoeft u zich nooit meer zorgen te maken over een onbeveiligde server van gratis file-transfer-tools. Zo voorkomt u dat e-mails ongecodeerd worden onderschept en er wordt meegelezen door onbevoegde partijen.

FileCap wordt geroemd om de gebruikersvriendelijkheid. Zo kunt u direct vanuit Microsoft Outlook e-mailberichten versleuteld verzenden en ontvangen. En via de software geeft u gebruikers snel toegang tot bestanden, of trekt u deze rechten juist eenvoudig weer in. Bovendien kan het gebruikersportaal van FileCap worden vormgegeven in de huisstijl van uw organisatie.

e-mail encryptie in outlook

VRAAG EEN GRATIS DEMO OF PROEFPERIODE AAN!

Wilt u secure e-mail binnen uw organisatie optimaliseren? Vraag dan gerust een vrijblijvende demo aan van FileCap via het contactformulier. Tijdens een webinar vertellen onze experts graag meer over de voordelen voor uw organisatie. Wilt u liever direct secure e-mail implementeren binnen uw organisatie? Start dan meteen met onze 30-dagen testlicentie. Tijdens deze gratis proefperiode kunt u kennismaken met alle functionaliteiten van de secure e-mail en file-transfer tool.

Heeft u vragen over FileCap of safe e-mail? Neem dan vooral contact op via +31 (0)53 428 56 16 of sales@filecap.com.

VUL UW GEGEVENS IN EN ONTVANG EEN PERSOONLIJKE UITNODIGING

Field is required!
Field is required!
Field is required!
Field is required!
Om persoonlijk een afspraak met u te maken vragen wij u uw telefoonnummer te vermelden.
Field is required!
Mogelijk tussen 9.00 en 12.00 uur en tussen 13.30 en 16.00 uur.
Field is required!
Field is required!
Om uw gegevens t.b.v. van uw informatie aanvraag te verwerken hebben wij uw toestemming nodig.

Veelgestelde vragen

✉ Wat is een secure mail?

Een secure mail bevat technieken en methoden die ervoor zorgen dat gegevens die verzonden en ontvangen worden via e-mailberichten alleen beschikbaar zijn voor gewenste ontvangers. Hierdoor blijft privacygevoelige informatie beveiligd en krijgen onbevoegden geen toegang tot deze gegevens.

✉ Wanneer is een mail secure?

Een secure mail voldoet aan een aantal kenmerken: e-mailberichten worden verzonden via een beveiligde verbinding en kunnen niet onderschept worden door onbevoegden, er kan onderweg niet worden meegekeken door onbevoegden, de informatie in het e-mailbericht kan niet worden aangepast door onbevoegden en het e-mail account is uitstekend beveiligd.

✉ Waarom is een secure mail belangrijk?

Zonder een secure mail kunnen de niet beveiligde e-mailberichten eenvoudig onderschept worden, waardoor bedrijfsgevoelige informatie in handen van derden kan komen. Een secure mail is essentieel binnen iedere organisatie, omdat deze beveiliging het mogelijk maakt om zorgvuldig om te gaan met privacygevoelige data door dit goed te beschermen.

Menu