E-MAIL BEVEILIGEN

HET BEVEILIGEN VAN E-MAIL

In het huidige digitale tijdperk wordt e-mail gebruikt door nagenoeg iedere organisatie. Zo worden via e-mail offertes verstuurd naar klanten, zakelijke gegevens intern gedeeld of  bedrijfs- of privacygevoelige bestanden zoals financiële gegevens, dossiers en contracten verzonden. Tijdens al deze handelingen worden regelmatig bestanden of data toegevoegd die niet in de handen mag vallen van partijen met de verkeerde intenties. Tijdens het versturen van e-mailberichten kunt u essentiële stappen nemen om dit te voorkomen. Binnen de meeste organisaties gebeurt dit echter niet, of zijn de risico’s van gebrekkige e-mailbeveiliging zelfs onbekend.

BETROUWBARE E-MAILBEVEILIGING BINNEN UW ORGANISATIE

Populaire e-mailprogramma’s die binnen organisaties worden gebruikt zijn Microsoft Outlook en Office 365. Standaard bieden deze applicaties wel mogelijkheden aan om e-mail te beveiligen, maar deze zijn lang niet altijd toereikend. De meeste programma’s beschermen voornamelijk het e-mailaccount met behulp van een wachtwoord, terwijl er geen extra maatregelen worden genomen om het bericht en de meegestuurde bestanden te beveiligen.

Deze ongecodeerde e-mails kunnen hierdoor alsnog onderschept worden door online criminelen of andere externe partijen.
Op zakelijk vlak kan dit nadelige gevolgen hebben voor uw organisatie. Onderschepte informatie kan worden misbruikt en er kunnen zelfs
zakelijke accounts worden gehackt. Met FileCap bent u verzekerd van een betrouwbare e-mailbeveiliging in uw organisatie en houdt u uw zakelijke mailverkeer veilig.

E-MAIL BEVEILIGING EN DE AVG-WETGEVING

Sinds 2018 is de AVG-wetgeving van kracht gegaan. Deze privacyregels hebben verregaande gevolgen voor iedere organisatie die data van medewerkers, klanten of andere gebruikers digitaal opslaat. Ieder persoon heeft naar aanleiding van deze wetten bijvoorbeeld het recht op vergetelheid. Dit wil zeggen dat persoonsgegevens van iemand definitief verwijderd moeten kunnen worden op verzoek van diegene. Verder moet een organisatie altijd aan kunnen tonen waar data van personen wordt opgeslagen na verzending.

Voldoet u als organisatie niet aan deze regels? Dan zijn de mogelijke consequenties niet mals. De Autoriteit Persoonsgegevens (AP) kan boetes opleggen die kunnen oplopen tot maximaal 20.000.000 euro, of tot maximaal 4% van de wereldwijde omzet. Daardoor is e-mail beveiliging een nog relevanter onderwerp geworden.

WANNEER IS E-MAIL EIGENLIJK VEILIG?

De vraag voor u als organisatie is nu mogelijk: wanneer zijn mijn e-mailberichten dan eigenlijk wél veilig? In het algemeen kan worden gesteld dat beveiligde e-mail voldoet aan een aantal verschillende kenmerken.

Wanneer u binnen de organisatie voldoet aan bovenstaande vereisten, zet u een goede stap in de richting op het gebied van e-mailbeveiliging. Uiteraard kunnen er binnen organisaties altijd menselijke fouten plaatsvinden, waardoor privacygevoelige gegevens alsnog op straat komen te liggen. Door gebruik te maken van een gebruiksvriendelijke en betrouwbare tool, kunnen dergelijke fouten echter worden verminderd of compleet voorkomen.