BEVEILIGDE MAIL VERSTUREN MET OUTLOOK

E-mailberichten veilig versleuteld verzenden en ontvangen

E-MAIL VEILIG EN VERTROUWD VERSTUREN EN ONTVANGEN MET OUTLOOK

Microsoft Outlook is een van de meest gebruikte e-mailapplicaties in Nederland én ter wereld. Vooral binnen organisaties wordt Outlook regelmatig gebruikt als standaard e-mailprogramma. Hoewel Outlook wel gebruiksvriendelijk is, is het standaard niet het veiligste programma om mee te e-mailen. Hierdoor kunt u als organisatie het risico lopen om privacygevoelige data te delen met kwaadwillende partijen. Bent u benieuwd hoe u een beveiligde mail met Outlook versturen wél mogelijk maakt? Wij vertellen u graag hoe u de veiligheid van Microsoft Outlook kunt verbeteren.

MAIL BEVEILIGD EN VERSLEUTELD VERSTUREN VIA OUTLOOK

Er worden wereldwijd miljarden zakelijke e-mailberichten per dag verzonden. Hiervan wordt een groot deel verstuurd en geopend met Microsoft Outlook. Het programma wordt onder andere gebruikt om intern zakelijke gegevens te delen met collega’s, om offertes te versturen naar (potentiële) klanten en om bedrijfs- en privacygevoelige bestanden zoals financiële gegevens, dossiers en contracten te mailen. Dergelijke e-mails hebben één ding met elkaar in gemeen: ze bevatten data die niet in handen mag komen van externe partijen met de verkeerde intenties.

IS DE STANDAARD BEVEILIGING VAN OUTLOOK VEILIG?

Als organisatie verwacht u mogelijk dat Outlook standaard beveiligingsmethoden heeft geïmplementeerd waardoor e-mail optimaal wordt beveiligd. Helaas is dat niet het geval. Zonder de juiste instellingen, worden berichten via Microsoft Outlook namelijk ongecodeerd verstuurd. Dit houdt in dat e-mails alsnog onderschept kunnen worden en dat privacygevoelige informatie in de verkeerde handen terecht kan komen.

Dit kan immense consequenties hebben voor u als organisatie. Zo kunnen zakelijke accounts worden gehackt, kunnen financiële gegevens publiekelijk bekend worden of kunnen persoonsgegevens op straat komen te liggen.

secure mail versturen
email-secure

E-MAIL VERSLEUTELEN EN DE AVG-WETGEVING

Sinds de invoering van de AVG-wetgeving is een correcte Outlook beveiliging bovendien relevanter dan ooit geworden. Bewaart of verstuurt u als organisatie gegevens van medewerkers, klanten, of andere personen? Dan moet u zich als organisatie sinds 2018 houden aan alle privacyregels die deze wet voorschrijft. Om te beginnen moet u altijd kunnen aantonen waar persoonsgegevens worden bewaard na verzending. Bovendien heeft ieder persoon in principe recht op vergetelheid. Dit wil zeggen dat de gegevens van de klant op verzoek volledig verwijderd moeten kunnen worden.

Kunt u zich als organisatie niet houden aan de regels van de AVG-wetgeving? Dan kan dit diverse consequenties hebben. De meest ingrijpende maatregel die de Autoriteit Persoonsgegevens (AP) kan opleggen is een torenhoge boete. Deze boete kan oplopen tot 20.000.000 euro, of 4% van de jaarlijkse omzet.

HOE WERKT EEN BEVEILIGDE MAIL STUREN VIA OUTLOOK?

Via de instellingen van Microsoft Outlook is het mogelijk om een basic e-mail encryptie aan te zetten. Om te beginnen heeft u hier als verzender een Digitaal ID voor nodig. Dit is een soort digitale handtekening waarmee u een e-mail kunt ondertekenen, waardoor het onomstotelijk is dat u de afzender bent van het bericht.

Een Digitaal ID kunt u aanvragen in de meeste recente versies van Outlook onder Bestand > Opties > Vertrouwenscentrum > Instellingen voor het Vertrouwenscentrum. Kies vervolgens de optie E-mailbeveiliging. Klik daarna onder de tussenkop Versleutelde e-mail op Instellingen. Selecteer daarna Certificaten en algoritmen. Kies daarna het S/MIME-certificaat en druk op OK. Vervolgens kunt u een mail beveiligd versturen via Outlook.

veiligheid-van-email
veiligheid outlook mail

NADELEN STANDAARD ENCRYPTIE OUTLOOK

Het standaard S/MIME certificaat van Microsoft Outlook heeft echter talloze nadelen voor organisaties. Om te beginnen maakt deze encryptiemethode gebruik van een publieke vorm van encryptie. Voor iedere unieke gebruiker is hierdoor een Digitaal ID benodigd, wat zorgt voor torenhoge kosten. Verder vraagt het encrypteren van e-mail via deze manier veel technische kennis van uw medewerkers.

HOUD PRIVACYGEVOELIGE DATA VEILIG

Kies daarom voor de gebruiksvriendelijke Outlook beveiliging van FileCap. Onze complete e-mail en file-transfer software is zeer eenvoudig te integreren met Microsoft Outlook. Het verzenden en ontvangen van encrypted e-mail via Outlook vraagt geen technische kennis van uw medewerkers. E-mails worden hierdoor simpel en snel versleuteld verstuurd en ontvangen. Dankzij FileCap houdt u uw privacygevoelige data privé en zakelijke bestanden veilig.

beveiliging e-mail
beveiligde email verzenden

VERSLEUTELD VIA OUTLOOK MAILEN

FileCap wordt geïnstalleerd op een server die in een veilige demilitarized zone (DMZ) binnen uw eigen organisatie of een Nederlands datacenter staat. Deze server is altijd te bereiken via een gebruikersportaal. Medewerkers hebben altijd de mogelijkheid om bestanden te uploaden of downloaden via dit portaal. Dit gaat net zo eenvoudig als bekende e-mail en transfertools, echter is de oplossing van FileCap vele malen veiliger. Dankzij FileCap houdt u immers de volledige controle over de locatie van opgeslagen e-mails en bestanden die via Outlook zijn ontvangen of verstuurd. Een beveiligde mail sturen is hierdoor mogelijk.

WAAROM KIEZEN VOOR FILECAP?

Met behulp van FileCap worden e-mails via Outlook direct versleuteld verzonden. De ontvanger van het Outlook-bericht kan de e-mail pas openen na het invoeren van de juiste encryptiesleutel. Hierdoor worden uw Outlookberichten niet meer onderschept, blijven privacygevoelige gegevens veilig en verhoogt u de digitale veiligheid binnen uw organisatie. Bekijk alle voordelen van de Outlook beveiliging en e-mail encryptie van FileCap:

Optimale e-mail security via Microsoft Outlook

Veilig verzenden via two-factor authenticatie en/of wachtwoord

Zowel kleine als grote bestanden versleuteld versturen en ontvangen via Outlook

Outlook-berichten versleuteld versturen met groot gebruiksgemak

Een op huisstijl gepersonaliseerde gebruiksomgeving

e-mail encryptie in outlook

VRAAG EEN GRATIS DEMO OF PROEFPERIODE AAN!

Wilt u meer weten over het versleuteld versturen van e-mailberichten via Outlook? Vraag dan gerust een demo aan via FileCap. Onze experts vertellen tijdens een gratis webinar graag meer over de voordelen die onze complete e-mail en file-transfertool te bieden heeft.

Wilt u direct beginnen met beveiligd e-mail te versturen via Outlook? Kies dan vrijblijvend voor onze 30 dagen testlicentie. Zo ziet u direct hoe gebruiksvriendelijk u Outlook-berichten kunt versturen. Meer weten over de de mogelijkheden van FileCap? Neem vooral persoonlijk contact op met onze experts via +31 (0)53 428 56 16 of sales@filecap.com.

VUL UW GEGEVENS IN EN ONTVANG EEN PERSOONLIJKE UITNODIGING

Field is required!
Field is required!
Field is required!
Field is required!
Om persoonlijk een afspraak met u te maken vragen wij u uw telefoonnummer te vermelden.
Field is required!
Mogelijk tussen 9.00 en 12.00 uur en tussen 13.30 en 16.00 uur.
Field is required!
Field is required!
Om uw gegevens t.b.v. van uw informatie aanvraag te verwerken hebben wij uw toestemming nodig.
Menu