FileCap voor gemeentes – referentiecase GRID

Gebruik is laagdrempelig, dus geschikt voor elke deelnemer

Het veilig versturen en ontvangen van privacygevoelige informatie is voor elke organisatie belangrijk. Bij overheden en gemeentes ligt het belang van een veilige file-transfer nog zwaarder.

De Gezamenlijke Regionale ICT-Dienst (GRID) verzorgt de ICT voor o.a. de gemeenten Westerwolde, Oldambt, Pekela en Veendam. Gemeenten maken steeds meer gebruik van online oplossingen voor bewoners en gemeentelijke medewerkers. Dit stelt hoge eisen aan de ICT-omgeving. GRID levert IT-diensten die oog hebben voor efficiëntie en kosten, zodat de front-, mid- en backoffice van de vier gemeenten de bewoners de juiste en actuele ondersteuning kan geven.

Voor het veilig versturen én ontvangen van privacygevoelige informatie door medewerkers heeft GRID gekozen voor FileCap.

Onderstaand leest u waarom.

Met FileCap voldoen aan BIG

Al ver vóór de invoering van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) ging GRID op zoek naar een oplossing die medewerkers in staat stelt privacygevoelige informatie veilig te versturen. Het gebruik van WeTransfer, Dropbox of een USB-stick voor het overdragen van gegevens is voor gemeenten beperkt toegestaan. Dit, omdat zij moeten voldoen aan de Baseline Informatiebeveiliging Gemeenten (BIG). Henno van Vondel is IT-adviseur bij GRID en licht toe: “Onze regionale ICT-dienst is opgericht om kwalitatieve IT-ondersteuning te bieden aan vier gemeenten. Deze samenwerking geeft slagkracht, en dat is juist in een periode waarin veel digitale veranderingen spelen heel belangrijk. GRID regelt de IT-omgeving voor zo’n 1800 gebruikers, we zijn elke dag hard bezig om de continuïteit en kwaliteit van onze diensten hoog te houden. Het aanbieden van een veilige omgeving waarin gevoelige data verstuurd kan worden, hoort daar natuurlijk bij.”

Gebruiksvriendelijke file-transfer-tool

In april 2018 vroeg de gemeente Oldambt aan GRID om te kijken of er een manier was waarop bestanden die informatie van burgers bevatten, op een veilige manier verzonden kon worden. De informatiemanager van de gemeente Oldambt had eerder FileCap bekeken en was er enthousiast over. Het team besloot meerdere oplossingen te vergelijken. “Bovenaan onze prioriteitenlijst stond dat de transferoplossing zeer gebruiksvriendelijk moest zijn. Niet alle medewerkers gaan even gemakkelijk om met IT-toepassingen, dus hoe laagdrempeliger in het gebruik hoe beter. Daarnaast keken we naar de functionaliteiten én de kosten. Op alle drie de punten scoorde FileCap het beste, de beslissing was dus snel gemaakt.”

FileCap kan makkelijk opgeschaald worden naar duizenden gebruikers op één abonnement
Henno van VondelIT-adviseur bij GRID

FileCap werd allereerst bij de gemeente Oldambt in gebruik genomen. Daar bleek dat de werknemers er goed mee overweg konden. En dus spreidde het gebruik van de oplossing zich uit als een olievlek, volgens Van Vondel. “Na Oldambt gaven de andere gemeenten aan ook veel te zien in FileCap. Dat was voor GRID ideaal, want de FileCap server kan makkelijk opgeschaald worden naar duizend of meer gebruikers. En daar hoeven we maar één abonnement voor af te nemen, de kosten zijn dus vrij laag.”

Via Outlook mailen zoals gewend maar nu ook gelijk veilig

Om de gemeentelijke medewerkers gelijk enthousiast en goed geïnformeerd te krijgen over FileCap, werd een duidelijke  gebruikershandleiding gemaakt. “Men maakt gebruik van Outlook, en met de FileCap plugin kunnen medewerkers met één vinkje in de taakbalk de gevoelige data veilig versturen. De data wordt opgehaald door de ontvanger, die het bestand alleen kan openen als hij het wachtwoord heeft. Dit wachtwoord moet natuurlijk aan bepaalde veiligheidsnormen voldoen, en dat is afdwingbaar. FileCap voldoet hierdoor aan het BIG-beleid, en bovendien is het AVG-proof. We zijn op dit punt helemaal klaar voor de toekomst.”

Menu