FileCap voor het onderwijs – Zone.college

Gebruiksgemak zorgt ervoor dat alle medewerkers veilig data versturen

Scholen, instanties en ouders wisselen veelvuldig via e-mail privacygevoelige gegevens over kinderen uit. De privacy van de kinderen moet hierbij gewaarborgd blijven. Zone.college vertrouwt op FileCap als Secure E-mail en File-Transfer-Oplossing.

Zone.college werkt aan groots Groen beroeps-onderwijs in Oost-Nederland. De onderwijs-instelling wil zorgen voor vooruitstrevend beroepsonderwijs dat nog beter aansluit bij de beroepspraktijk en waarbij het bedrijfsleven nauw betrokken is. Zo wordt onderwijs leerzamer voor leerlingen en studenten en hebben medewerkers een interessanter perspectief.

Digitale veiligheid voor leerlingen en medewerkers

Het Zone.college is een innovatieve school die veel aandacht heeft voor duurzaamheid en ook belang hecht aan digitale veiligheid voor leerlingen en medewerkers. Ongeveer zevenduizend leerlingen en studenten krijgen les op meer dan negen locaties. Binnen deze hectische organisatie zijn beleidsmedewerker Niek Bunskoek en ICT manager René van Veen verantwoordelijk voor de toepassing van IT-projecten die in overstemming zijn met wet- en regelgeving. Omdat de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) eist dat documenten met privacygevoelige informatie alleen op een veilige wijze verstuurd mogen worden, ging het Zone.college op zoek naar een securefile transfer oplossing.

Van Veen licht toe: “Het is een feit dat e-mail geen veilig medium is.  Omdat er regelmatig gevoelige informatie over leerlingen en medewerkers gedeeld wordt met collega’s of instanties, is het noodzaak dat dit binnen een veilige omgeving gedaan wordt. Voorheen gebruikte men verschillende cloud file transfer toepassingen voor het delen van grote bestanden. Het nadeel is dat wij geen afspraken hebben met deze aanbieders en dat dus ook niet duidelijk is wat er met de data gebeurt. Dat moest anders, we gingen op zoek naar een aanbieder waarmee we goede afspraken konden maken. Die vonden we in Contec, de producent en leverancier van Filecap.”

Op zoek naar een file transfer tool die lokaal draait

Sinds 1 augustus 2018 zijn het AOC Oost en Groene Welle samengevoegd tot één onderwijsorganisatie: het Zone.college. Bunskoek: “De fusie was een hele uitdaging, ook op IT-gebied. We hebben de samenvoeging vorig jaar zomer afgerond, en hadden toen tijd om verschillende file transfer oplossingen naast elkaar te leggen. Voorop stond dat de oplossing lokaal gedraaid kon worden en dat het gebruiksgemak hoog was. Als onderwijsinstelling hebben we een beperkt budget, we keken dus ook met een scherp oog naar de tarieven. FileCap kwam als meest geschikte oplossing uit de bus.”

Niet alleen het product moet kwalitatief hoog scoren, de onderwijsorganisatie vindt dat de samenwerking met de leverancier ook gelijkwaardig moet zijn. Van Veen legt dit uit: “Bij grote softwareleveranciers ben je vaak niet meer dan een nummer. Dat is niet erg als alles prima loopt. Maar als er wat mis gaat, of je hebt een bijzonder verzoek, dan is het fijn als de leverancier naar je luistert en je serieus neemt. Dat doet Contec. Een voorbeeld: het wachtwoord om de bijlages van de mail te openen, wordt via sms verstuurd. Wij werkten al samen met een sms-center en wilden deze graag blijven gebruiken. Contec heeft deze vervolgens aan hun sms-aanbiederslijst toegevoegd. Daaruit blijkt dat Contec graag met ons meedenkt, en dat schept veel vertrouwen.”

FileCap is voor ons een gelijkwaardige partner
Niek Bunskoek & René van VeenBeleidsmedewerker & ICT Manager bij Zone.college

De implementatie van de FileCap server werd door de ICT-afdeling zelf gedaan. Het college heeft twee file transfer portalen: één voor het reguliere onderwijs en één voor cursusonderwijs. Bunskoek: “Het mooie is dat deze twee portalen elk hun eigen look & feel hebben, maar wel vallen onder één FileCap abonnement. Heel overzichtelijk. Bovendien kunnen onze medewerkers een invite sturen naar externe organisaties, zodat zij ook gebruik kunnen maken van FileCap. De veiligheid gaat dus twee kanten op. Dit is natuurlijk noodzakelijk, maar er wordt niet altijd aan gedacht. Ik ben blij dat wij dit goed op orde hebben.”

Informeer gebruikers tijdig en zorg voor optimaal gebruiksgemak

Nadat begin 2019 de implementatie rond was, werd de organisatie geïnformeerd over de toepassingen en het gebruik van FileCap. Van Veen: “Een veilige file transfer toepassing is essentieel, maar net zo belangrijk is het trainen en informeren van de gebruikers. Vorig jaar hebben we verschillende sessies over de AVG gehouden, het is noodzakelijk dat medewerkers weten wat het beleid is als het gaat om het versturen van privacygevoelige informatie. Door deze kennis begrijpt men dat het gebruik van FileCap echt nodig is. Omdat men met één vinkje in Outlook veilig bestanden kan versturen, is het voor onze medewerkers geen probleem om gevoelige data op de juiste manier te verzenden. Dat is het geheim van elke succesvolle IT-implementatie: informeer de gebruikers tijdig en zorg dat het gebruiksgemak optimaal is. Met FileCap zit dat wel goed.”

Menü